Yazılı bildirim elinize geçtiğinde ilk yapılması gereken, maddeleri türlerine göre ayırmaktır. Belge ile kapanacak maddeler ile fiziki iş gerektiren maddeler farklı hazırlık ister.
Aşağıdaki düzen, işletmenin süreyi verimli kullanmasını ve tekrar denetimde dosyayı bütün olarak sunabilmesini sağlar.
1. Maddeleri ayrıştırın
Her maddeyi üç gruba ayırın: proje veya belge gerektirenler, periyodik kontrol/ölçüm gerektirenler, saha uygulaması gerektirenler. Bu ayrım iş planının iskeletini oluşturur.
2. Sahada tespit yapın
Maddelerin sahadaki karşılığını görmeden planlama yapmak yanıltıcı olur. Ölçü almak ve fotoğraflamak, hem iş listesini hem de sonradan hazırlanacak teslim dosyasını besler.
3. Termin planı çıkarın
Bildirimde yazan süreyi esas alarak maddeleri sıraya koyun. Uzun tedarik gerektiren kalemleri en başa almak, sürenin sonunda sıkışmayı önler.
4. Projeleri ve raporları tamamlayın
Yangın, algılama, havalandırma ve raf yerleşimi gibi çizimler ile eksik periyodik kontrol raporları paralel yürütülebilir. Bu kalemler üretimi etkilemediği için erken başlatılabilir.
5. Saha işlerini üretime göre planlayın
Mekanik onarım, güçlendirme, koruyucu imalatı ve montaj işleri kısa duruşlar gerektirebilir. Bunları vardiya programına göre planlamak, işletmenin kaybını azaltır.
6. Teslim dosyasını oluşturun
Tamamlanan her maddeyi bildirimdeki madde numarasıyla eşleştirin. Projeler, raporlar, uygulama fotoğrafları ve açıklamalar tek dosyada toplandığında dosya kolayca sunulabilir hâle gelir.
- Madde numarası ve maddenin özeti
- Yapılan iş ve tarih
- İlgili proje, rapor veya ölçüm kaydı
- Öncesi ve sonrası fotoğraflar
Sık sorulan sorular
- Hangi maddeden başlamak gerekir?
- Tedarik veya imalat süresi uzun olan maddelerden başlamak en güvenli yaklaşımdır; belge ve proje kalemleri bunlarla paralel yürütülebilir.
- Bazı maddeler işletme kararı bekliyorsa ne yapılır?
- Bu maddeler teslim dosyasında ayrı bir listede tutulur; hangi kararın beklendiği ve planlanan tarih yazılır. Böylece dosyada boşluk kalmaz.