Rapor, kontrolün tek kalıcı çıktısı. Buna karşın çoğu işletmede rapor açılıp son sayfadaki sonuca bakılıyor ve dosyaya kaldırılıyor.
Oysa raporu doğru okumak, bir sonraki yıl aynı bulgularla karşılaşmamanın en kolay yolu. Bölümleri tek tek ele alalım.
1. Ekipman kimliği
Raporun en başında ekipmanın adı, markası, modeli, seri numarası veya işletme kodu ve kapasitesi yer alır. Bu bilgiler eksikse rapor hangi ekipmana ait olduğunu kanıtlayamaz; denetimde ilk sorgulanan nokta budur.
2. Uygulanan kontrol ve yöntemler
Hangi kontrollerin yapıldığı, hangi test veya ölçümlerin uygulandığı ve hangi referanslara göre değerlendirildiği bu bölümde belirtilir. Aynı ekipman için iki farklı rapor, kapsamı farklıysa karşılaştırılamaz.
3. Bulgular ve uygunsuzluklar
Raporun en çok işe yarayan bölümü burası. Her bulgunun ne olduğu, nerede tespit edildiği ve neden önemli olduğu yazılı olmalı.
Bulguları önem derecesine göre ele alıp bir düzeltme planına dönüştürmek, hem güvenliği hem de bir sonraki kontrolün sonucunu doğrudan iyileştiriyor.
- Bulgu net biçimde tanımlanmış mı?
- Hangi ekipman veya bölümde olduğu belirtilmiş mi?
- Kullanımı engelleyen bir durum var mı?
- Ölçüm değerleri kayda alınmış mı?
4. Sonuç ve geçerlilik
Sonuç bölümü ekipmanın kullanılabilir olup olmadığını gösterir. Kontrol tarihi, raporu düzenleyen kişinin bilgileri ve imza da bu bölümde yer alır.
Kontrol tarihini takvime işlemek, süresi dolan ekipmanın gözden kaçmasını önlüyor.
Raporu kim ister?
İş güvenliği denetimlerinde, müşteri denetimlerinde ve iş kazası sonrası incelemelerde rapor talep edilebiliyor. Raporların tek klasörde ve ekipman bazlı düzenlenmesi bu talepleri kolay karşılamayı sağlıyor.
Sık sorulan sorular
- Raporda uygunsuzluk yazması kötü bir şey mi?
- Hayır. Bulguların yazılması raporun işini yaptığını gösterir. Önemli olan bunların takip edilip kapatılması.
- Raporu dijital olarak saklamak yeterli mi?
- Dijital arşiv takibi kolaylaştırıyor. Denetimlerde ıslak imzalı nüsha istenebildiği için basılı nüshayı da saklamanızı öneriyoruz.